Nama : Wafiqotul Ummah
Nim : 2014 31 331
Seksi : 10
MASALAH
PENGELOLAAN OBAT DAN PERBEKALAN FARMASI
SELEKSI/PERENCANAAN
·
Besaran anggaran perencanaan kebutuhan obat dan
perbekalan farmasi yang diusulkan berdasarkan standard WHO yang menyatakan
biaya pengobatan tiap orang sebesar US$2(Rp.18.000,00) dikali dengan jumlah
total penduduk kabupaten samosir sehingga dana yang ada tidak sesuai dengan
kebutuhan sebenarnya.
·
Seleksi obat tidak berdasarkan metode konsumtif,metode
morbiditas ataupun analisis PARETO, tapi berdasarkan jenis obat yang tertera
pada Surat Keputusan Menteri Kesehatan tentang standard harga obat generik
versus dana yang telah dianggarkan,sehingga banyak obat yang dibutuhkan tidak
dapat diadakan karena tidak terdapat dalam standard.
PENYEDIAAN/PENGADAAN
·
Pengadaan dilakukan oleh pihak ketiga melalui
penunjukan langsung dimana obat dan perbekalan kesehatan yang dibutuhkan
tertera pada Surat Perjanjian Kerja/Kontrak (menghindari pelelangan umum).
·
Obat dan perbekalan farmasi yang diadakan pada kontrak
sesuai dengan yang ada pada standard yang telah ditetapakan pemerintah seperti
harga dan kemasan(kemasan yang ada mayoritas kemasan Pot 1000 tablet sehingga
pembagian ke puskesmas dan satelitnya sulit).
·
Penerimaan barang dari pihak ketiga dilakukan oleh
panitia penerima yang sering tidak berlatar belakang pendidikan farmasi
sehingga tidak mengetahui kualitas barang yang diterima.
3. PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI
·
Obat dan perbekalan farmasi yang telah disediakan oleh
pihak ketiga disimpan pada Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Samosir
yang hanya memiliki satu pintu sehingga sulit melakukan distribusi secara FIFO
dan FEFO yang dapat menyebabkan obat expired.
·
Obat dan perbekalan farmasi didistribusikan ke
puskesmas dengan prosedur puskesmas datang dengan membawa LPLPO (Laporan
Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) yang diisi oleh tenaga farmasi puskesmas
dan diketahui oleh Kepala Puskesmas lalu langsung dibawa sendiri ke puskesmas,
dengan demikian tidak ada evaluasi terhadap laporan pemakaian obat dan analisa
kebutuhan yang diusulkan puskesmas oleh petugas farmasi.
·
Obat dan perbekalan farmasi yang diterima puskesmas
disimpan di tempat penyimpanan obat puskesmas dan tanpa ruangan khusus sehingga
dapat menyebabkan kerusakan ataupun kehilangan obat.
·
Satelit puskesmas seperti PUSTU dan bidan desa
menerima obat dan perbekalan farmasi setiap bulan dari puskesmas secara rutin
dan puskesmas membagi jumlah obat dan perbekalan farmasi kepada PUSTU dan bidan
desa berdasarkan jumlah dan jenis obat yang diterima dari dinas kesehatan tanpa
meminta laporan pemakaian obat bulan sebelumnya. Hal ini menyebabkan banyak
obat dan perbekalan farmasi yang tidak dibutuhkan menjadi terbuang.
PENGGUNAAN
·
Obat dan perbekalan farmasi pada puskesmas
terkadang digunakan oleh perawat/bidan apablia dokter tidak ada sehingga
menimbulkan pemilihan obat yang tidak variatif yang dapat menimbulkan
kekurangan/kelebihan jenis obat tertentu.
·
Obat dan perbekalan farmasi pada PUSTU dan bidan desa
digunakan dan dikelola oleh Perawat/bidan bersangkutan berdasarkan pengalaman
dan pengetahuan tentang obat yang rendah sehingga banyak jenis obat yang
diterima dari puskesmas tidak digunakan karena tidak mengetahui kegunaan Obat
dan perbekalan farmasi.
·
Pengetahuan konsumen(masyarakat) terhadap obat yang
diterima tidak ada dan Pelayanan Informasi Obat dari petugas kesehatan tidak
ada/kurang sehingga banyak obat yang tidak digunakan seluruhnya oleh pasien
sehingga tidak dapat menurunkan angka morbiditas yang signifikan.
B. PENUNJANG MANAGEMENT
ORGANISASI
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Samosir selaku Pengguna Anggaran (APBD
Tk.I) dan Kuasa Pengguna Anggaran (APBD Tk.II) sebagai penentu kebijakan
besaran anggaran yang diusulkan terikat dengan perjanjian dan deal politik
sehingga lebih mengutamakan kegiatan fisik (pembangunan dan pengadaan barang
selain obat) dalam pagu tahunan dinas kesehatan.
MEKANISME
DAN TATA KERJA
Anggaran Obat dan Perbekalan kesehatan diusulkan kepada lembaga eksekutif
melalui BAPEDA kemudian dilakukan rapat dengan lembaga legislatif melalui badan
anggaran,besaran yang diusulkan sering tidak sesuai dengan DPA yang terbit
karena keputusan mutlak ditangan badan anggaran.
SUMBER DAYA
MANUSIA
Kepala seksi farmasi dijabat oleh seorang dengan latar belakang .pendidikan
SPK(sekolah Perawat Kesehatan), para staf yang ada tidak mempunyai TUPOKSI dan
SOP sehingga masih sering terjadi kesalahan ataupun ketidaktahuan dalam
penyusunan, penyerahan dan pengemasan obat dan perbekalan farmasi serta system
pelaopran yang sering tidak sesuai dengan kondisi fisik sebenarnya.
SISTEM
INFORMASI
Sistem informasi yang digunakan masih konvensional seperti surat keputusan,
surat edaran, perintah verbal, hard copy dan lainnya sehingga sulit melakukan
advokasi dan intervensi terhadap penganggaran dan penggunaan obat dan
perbekalan farmasi
PENDANAAN
Dana total yang diperoleh dari APBD Tk.I dan Tk.II sebesar 20%
dari total pagu anggaran dinas kesehatan. Hal ini masih jauh dari yang
diharapkan.
PEMECAHAN
MASALAH (SOLVING)
PENGELOLAAN OBAT DAN PERBEKALAN FARMASI
SELEKSI/PERENCANAAN
Kita dapat memaksimalkan anggaran yang ada dengan cara menentukan atau
mengklasifikasikan tingkat essensial obat. Obat sangat essensial disini
maksudnya adalah obat yang sebagian besar masyarakat membutuhkannnya.
Proses pemilihan obat esensial dimulai dengan mendefinisikan dan
mengklasifikasikan penyakit umum untuk tingkat perawatan kesehatan. Pengobatan
pilihan pertama untuk setiap masalah kesehatan adalah dasar untuk membuat
daftar obat esensial. Kita dapat menggunakan formularium nasional dan pedoman
pengobatan yang telah ada dalam pemilihan obat esensial tersebut.
Dasar dalam pemilihan obat esensial adalah :
·
Relevansi obat dengan pola anatomi penyakit umum
·
Terbukti khasiat dan keamanan
·
Memiliki referensi ilmiah dalam penggunaannya
·
Memiliki kualitas yang cukup
·
Memiliki biaya yang kecil tapi member manfaat yang
besar
·
Merupakan produk lokal dan memiliki efek
farmakokinetik yang diinginkan.
·
Tersedia dalam bentuk senyawa tunggal
PENYEDIAAN/PENGADAAN
Prinsip utama dalam penyediaan/pengadaan obat adalah :
·
Pengadaan dengan nama generik
·
Penentuan daftar obat esensial dalam pengadaan
·
Pengadaan dalam jumlah besar
·
Penentuan kualifikasi pemasok dan pemantauan
·
Melakukan kompetitif dalam proses pengadaan
·
Adanya komitmen dari industry/distributor tunggal
·
Jumlah pesanan sesuai estimasi yang wajar
·
Proses pembayaran dan pengelolaan yang baik
·
Adanya prosedur tetap
·
Pembagian tugas dan wewenang petugas
·
Jaminan kualitas produk pesanan
·
Adanya audit tahunan yang dipublikasi
·
Pembuatan laporan berdasarkan indicator kinerja
Langkah ini harus dilakukan dalam pemecahan masalah diatas.
PENYIMPANAN/DISTRIBUSI
Penyimpanan/distribusi obat yang efektif bergantung kepada desain isitem
yang baik dan management yang baik pula. Sistem penyimpanan/distribusi yang
dirancang dengan baik dan dikelola dengan baik pula harus mengikuti langkah
sebagai berikut:
·
Menjaga pasokan obat(mobilisasi) konstan/tetap.
·
Menyimpan obat dalam kondisi baik selama proses
distribusi
·
Meminimalkan kehilangan obat akibat kerusakan dan
kadaluarsa.
·
Membuat catatan persediaan yang akurat.
·
Membuat ruang penyimpanan obat yang standard/sesuai
kaidah.
·
Menggunakan alat transportasi yang tersedia secara
efisien.
·
Mecegah kemungkina terjadinya pencurian atau penipuan
dan kehilangan.
·
Memberikan informasi dalam penentuan estimasi
kebutuhan obat.
Dalam menciptakan system distribusi yang baik harus memperhatikan elemen
utama yaitu :
·
Desain system seperti : letak geografis dan jumlah
penduduk, system arus distribusi, jarak antara gudang dengan satelit dan
lainnya.
·
Informasi system seperti : kontrol persediaan, laporan
pemakaian, alur informasi, pencatatan dan lainnya.
·
Penyimpanan seperti : pemilahan jenis sediaan, tata
ruang dan lainnya.
·
Penyerahan obat seperti : obat sesuai permintaan,
pemilihan alat transportasi, penjadwalan penyerahan obat dan lainnya.
Langkah-langkah dalam melaksanakan sistem distribusi adalah :
·
Memetakan permintaan obat dari puskesmas
·
Melaksanakan penyimpanan sesuai kaidah/aturan
·
Merencanakan alur distribusi
·
Membuat jadwal penyerahan obat kepada puskesmas.
·
Membuat pembagian tugas staf.
Inilah langkah nyata dalam penyelesaian masalah distribusi yang terjadi.
PENGGUNAAN
Penggunaan obat yang baik memiliki unsur seperti :
·
Penggunaan obat yang rasional
·
Penyelidikan terhadap penggunaan obat
·
Informasi obat dan terapi
·
Peresepan yang rasional
·
Penyerahan obat yang baik
·
Mendorong kepatuhan minum obat pasien.
1.
Penggunaan obat yang rasional mencakup tepat obat,
tepat indikasi, tepat dosis, tepat pasien, tepat penyerahan dan tepat terhadap
kepatuhan pasien dalam minum obat.
2.
Penyelidikan terhadap penggunaan obat
Penyelidikan terhadap penggunaan obat harus dilakukan oleh kepala bidang
farmasi dinas kesehatan selaku pembuat kebijakan. Penyelidikan dilakukan berupa
data pola penggunaan obat, masalah spesifik penggunaan obat tertentu dan
monitoring penggunaan obat dari waktu ke waktu.
Ada dua cara dasar untuk melakukan hal diatas yaitu : Metode kualitatif
(apa yang diberikan) dan metode kuantitatif (mengapa obat tersebut diberikan).
1.
Informasi obat dan terapi
Sumber informasi yang dibutuhkan berupa :
·
Primer (artikel atau makalah terhadap penelitian asli
obat)
·
Sekunder (review dari informasi primer berupa artikel
atau makalah)
·
Tersier (Formularium, pedoman pengobatan, informasi
produk obat dari produsen yang disetujui oleh Badan POM).
1.
Pola peresepan yang rasional
Pola peresepan yang rasional dapat dilakukan melalui beberapa strategi
yaitu pendidikan, kepemimpinan dan kebijakan.
Pendidikan dapat dalam bentuk pendidikan dan latihan formal maupun kursus
singkat, workshop, seminar, penambahan bahan teori seperti literature klinik,
dan melakukan tatap muka secara langsung dengan pasien.
Kepemimpinan dapat dilakukan dalam bentuk seleksi dan pemilihan obat,
pendekatan terhadap dokter dan farmasis, dan harga yang dikeluarkan sesuai
dengan jasa yang diterima.
Kebijakan dapat dilakukan dengan pendaftaran obat, pembatasan jenis obat,
pembatasan jumlah obat dalam resep dan pembatasan penyerahan obat dalam setiap
tindakan pengobatan.
1.
Penyerahan obat yang baik
Penyerahan obat yang baik meliputi pemberian kepada pasien yang tepat dalam
dosis yang tepat jumlah dan jenisnya tertulis dalam pelebelan, kemasan yang
menjamin keamanan potensi obat dan pemberian informasi yang jelas kepada pasien
oleh tenaga farmasis di puskesmas. Penyerahan obat mencakup peristiwa mulai
dari resep disiapkan sampai kepada pasien.
1.
Mendorong kepatuhan minum obat pasien.
Kepatuhan minum obat pasien dapat dilakukan melalui peningkatan pengetahuan
publik terhadap obat-obatan. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara salah
satunya adalah dengan CBIA (cara belajar insan aktif). Kesemua kegiatan diatas
dapat dimasukkan dalam RAPBD tiap tahun sehingga dapat menyelesaikan masalah .
PENUNJANG MANAGEMENT (MANAGEMENT SUPPORT)
ORGANISASI
Dalam pemecahan masalah organisasi, yang dilakukan adalah melaksanakan
konsep managemen modern yaitu :
·
Total Quality Management (TQM), berfokus kepada
perbaikan layanan yang terus menerus dan memaksimalkan fungsi staf.
·
Management By Wondering About (MBWA), mempertahankan
pelaksanaan program dan peran serta staf dalam pelaksanaan program
·
Managemen partisipan, mengikutsertakan seluruh staf
dalam perencanaan, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.
·
Management By Objectives (MBO), melakukan tindakan
yang berfokus pada sasaran, pembuatan target kinerja dan penilaian secara
berkala terhadap pencapaian target kinerja dan kemajuan pencapaian fungsi
organisasi (dalam hal ini Bidang Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Samosir).
1.
2. PENDANAAN
Pengadaan obat dan perbekalan farmasi menggunakan dana APBD Tk.I
dan Tk.II dengan dana yang sangat minim atau jauh dari yang
dibutuhkan. Oleh karena itu perlu adanya trategi agar dana yang tersedia dapat
dipergunakan semaksimal mungkin dalam mengatasi masalah kesehatan di daerah.
Hal ini dapat dilakukan dengan perhitungan yang jelas tehadap biaya
pengobatan perkapita, penentuan jumlah obat sesuai kebutuhan, demonstasi
terhadap dampak kesehatan sehingga mendapat pengakuan dari lembaga terkait
(eksekutif dan legislatif), analisis perbandingan penyaluran obat dan lain
sebagainya.
Belanja obat dapat maksimal dengan cara melihat penggunaan obat secara
nasional, syarat efisiensi, keadilan dan berkelanjutan sehingga membutuhkan
suatu pendekatan yang pluralistik terhadap berbagai elemen sehingga dapat
menambah pembiayaan belanja obat dari sector swasta.
SISTEM
INFORMASI
Sistem informasi yang diperlukan dalam mengatasi masalah diatas adalah :
·
Pembuatan buku register, buku besar obat, system
pengisian kartu pengeluaran obat untuk tiap unit mulai dari gudang farmasi
dinas kesehatan, puskesmas, pustu dan bidan desa yang memperoleh obat.
·
Adanya laporan status periodik obat dari unit penerima
kepada unit pemberi (misalnya dari pustu ke puskesmas, dari puskesmas ke dinas
kesehatan).
·
Adanya laporan analisis sebagai umpan balik terhadap
laporan status periodic dari unit. Laporan ini dibuat oleh penerima laporan dan
diberikan kepada pemberi laporan (misalnya dari dinas kesehatan ke puskesmas,
dari puskesmas ke pustu).
SUMBER DAYA MANUSIA
Sumber daya manusia pada bidang farmasi sebenarnya sudah mencukupi hanya
belum memenuhi criteria the right man in the right place, maka perlu di
rekondisikan sebagai berikut :
·
Kepala seksi farmasi diduduki oleh seorang apoteker
·
Ketua panitia penerima barang/obat diduduki oleh
seorang apoteker.
·
Staf penerima barang diduduki oleh 4 orang tenaga
farmasis (D3 farmasi)
·
Staf penyaluran obat diduduki oleh 2 orang tenaga
perawat (SPK/AKPER)
·
Staf pencatatan dan pelaporan oleh seorang tenaga
administrasi (D3 komputer)
·
Setiap staff harus dibuat TUPOKSI dan
PROTAP sehingga dalam melaksanakan pekerjaan harian selalu mengacu kepada kedua
hal diatas dan setiap hasil kerja harian dicatat dalam satu buku harian staf
yang akan dievaluasi oleh petugas yang bersangkutan setiap hari berikutnya.
